Communications groupées par E-Mail

Ce module permet d’envoyer des communications aux parents par email. Il est prévu pour envoyer des emails groupés, c'est-à-dire que vous pouvez sélectionner plusieurs parents et envoyer un email à tous les parents sélectionnés. Il est possible de l'utiliser également pour envoyer un mail à un seul parent, mais l'intérêt est limité.

Création d'une communication email

Cliquez sur le bouton "Envoyer un email" pour créer une communication email.

Lors de la création d’une communication par email, vous avez la possibilité d’entrer:

• Sujet du mail
• Choisir l’email de l’envoyeur (celui de la crèche ou de l’utilisateur)
• Possibilité d'indiquer des adresses email CC et BCC
• Corps du message (formatage inclus, le rendu est du HTML)
• Sélectionnez des fichiers en pièces jointes

L'email de l’envoyeur sera utilisée en “reply-to”, donc si les parents cliquent sur “Répondre” dans leur client mail, la réponse sera envoyée à cette adresse email.

Réutiliser un email

Sur la page de rédaction, il y a un bouton "Réutiliser un modèle" en haut à droite. En cliquant dessus, vous retrouverez la liste de tous les emails que vous avez envoyés précédemment. Vous pouvez sélectionner un email dans cette liste pour le réutiliser, cela va copier le contenu de l'email dans la zone de rédaction.

Vous pouvez aussi utiliser le système de "Modèles" avec des variables pour créer des emails réutilisables personnalisés. La liste des variables est disponible dans la fenêtre de création du modèle.

Signature du mail

Par défaut, aucun texte n'est ajouté à la fin du mail que vous écrivez. Vous pouvez cependant ajouter une signature automatique via Paramètres > Milieu d'accueil > Gestion des communications > Signature (pour les communications emails)

Sélectionner les parents

C’est également à ce moment que vous pouvez sélectionner à quels parents l’email doit être envoyé. Vous pouvez filtrer la liste des parents par section, statuts d’inscription, nom, prénom, ainsi que d’autres filtres.

La liste des parents affichés respecte les conditions suivantes — toutes doivent être remplies pour qu’un parent apparaisse :

1. L’enfant a une inscription active dans la crèche (statut inscrit, ou selon les filtres choisis).
2. Le parent possède une adresse email renseignée sur sa fiche.
3. Le parent n'a pas désactivé la réception des communications pour cet enfant depuis son propre compte (voir ci-dessous). Ce réglage est activé par défaut pour chaque parent/enfant — il n'y a rien à faire pour qu'un parent reçoive les communications, sauf s'il a lui-même choisi de les désactiver.

⚠️ Ce réglage appartient au parent, pas à la fiche gérée par l'équipe. Il n'existe pas de case "Recevoir les communications" dans la fiche parent côté gestionnaire (ABCreche) — l'équipe ne peut ni l'activer ni la désactiver depuis l'interface de gestion. Seul le parent peut modifier ce choix, depuis son propre compte sur abcreche.com, dans Mon compte > Notifications, où il coche ou décoche individuellement "Recevoir les notifications email" pour chacun de ses enfants. Voir Manuel utilisateur pour les parents > Gérer ses préférences de notification.

Ces emails sont envoyés à partir du système mail de ABCreche, donc vous ne verrez pas les emails envoyés dans votre boite d’envoi de votre client mail.

Suivi des réceptions

Une fois la communication email envoyée, elle s’ajoute dans la liste et vous pouvez cliquer dessus pour en afficher les détails. A droite se trouve la liste des parents à qui l’email a été envoyé et le statut de réception (Non envoyé, Non lu, Lu et l’heure de lecture).

En cliquant sur le menu à droite du statut vous aurez l’option de renvoyer le message au parent.

FAQ

Puis-je mettre automatiquement mon adresse email en copie (CC/BCC) de chaque communication ?

Il n'est pas possible de définir une adresse CC ou BCC par défaut qui s'appliquerait automatiquement à toutes les communications. Lors de la création d'un email, vous pouvez manuellement indiquer des adresses en CC (copie) et en BCC (copie cachée) pour chaque envoi.

Si vous souhaitez toujours recevoir une copie de vos communications, vous devrez saisir votre adresse manuellement à chaque fois dans le champ CC lors de la rédaction de l'email.

Un parent me dit qu'il ne reçoit pas les communications groupées, que faire ?

Trois conditions doivent être remplies simultanément pour qu'un parent soit listé comme destinataire :

• Il doit avoir une adresse email renseignée sur sa fiche.
• L'enfant auquel il est lié doit avoir une inscription dans la section/crèche sélectionnée (selon les filtres appliqués).
• Le parent ne doit pas avoir désactivé la réception des communications pour cet enfant depuis son propre compte (activé par défaut).

La cause la plus fréquente d'absence : le parent a décoché la case "Recevoir les notifications email" pour cet enfant dans son propre compte (abcreche.com > Mon compte > Notifications). Ce choix est individuel par enfant, et c'est le parent seul qui peut le modifier — il n'existe pas de bouton côté gestionnaire pour le réactiver à sa place.

Que faire :

1. Vérifiez d'abord que l'adresse email sur la fiche du parent est correcte et que l'enfant a bien une inscription active.
2. Si c'est le cas, demandez au parent de se connecter sur abcreche.com (ou l'app mobile my.abcreche), d'aller dans Mon compte > Notifications, et de cocher "Recevoir les notifications email" pour l'enfant concerné, puis de sauvegarder.

Pourquoi un email de communication apparaît-il comme « Non envoyé » pour tous les parents ?

Cela peut arriver quand :

• le parent n'a pas d'adresse email
• l'adresse email est invalide ou incorrecte
• l'adresse email n'existe pas
• le parent avait marqué un précédent email comme "spam" et le serveur mail ne peut donc plus le joindre